Ontdek de voordelen van een opgeruimde werkplek met 5 tips voor thuis en op het werk
Een opgeruimde werkplek is cruciaal voor productiviteit en welzijn, zowel thuis als op kantoor. Een rommelige omgeving kan leiden tot afleiding, frustratie en tijdverspilling. Als Professional Organizer help ik jou en je team graag om een opgeruimde werkplek te creëren dat ook netjes blijft.
Waarom een opgeruimde werkplek belangrijk is
Een rommelige werkplek heeft nadelen:
- Kostbare tijd die verloren gaat aan het zoeken naar documenten of materialen.
- De aanwezigheid van overbodige spullen die alleen maar ruimte innemen.
- Onnodig heen en weer lopen, wat de efficiëntie vermindert.
- Onveilige situaties door bijvoorbeeld losliggende kabels.
- De ruimte die niet optimaal gebruikt wordt.
- Werknemers die onnodig gefrustreerd raken en sneller afgeleid zijn.
De oplossing voor flexplekken
Een georganiseerde werkplek bevordert overzicht en verhoogt de productiviteit. Een goed voorbeeld hiervan is mijn project bij een jonge organisatie. Medewerkers werken daar afwisselend thuis en op kantoor. Door het introduceren van opbergboxen voor persoonlijke spullen, konden de flexplekken na gebruik netjes worden achtergelaten. Deze boxen gingen vervolgens de kast in, wat resulteerde in een opgeruimde en professionele uitstraling van de werkruimtes.
De kracht van de LEAN 6S methode
In bedrijven maak ik gebruik van de 6S methode voor een georganiseerde werkplek. Dit zijn de 6 stappen.
Scheiden – We identificeren wat wel en niet nodig is, en elimineren overbodige items.
Sorteren – We organiseren wat blijft en zorgen voor een logische indeling.
Schoonmaken – Een grondige schoonmaakbeurt voor een frisse start.
Standaardiseren – We implementeren systemen en standaarden voor consistentie.
Standhouden – Het creëren van routines om de verbeteringen te behouden.
Stimuleren – We moedigen continu verbeteren aan voor maximale efficiëntie.
De 6S methode is een traject dat samen met de werknemers wordt opgestart zodat iedereen bewust wordt van de voordelen van een opgeruimde werkplek of magazijn.
5 tips voor een opgeruimde en georganiseerde werkplek
Wil jij ook een opgeruimde werkruimte die rust en efficiëntie uitstraalt? Dit zijn 5 tips:
1. Minimaliseer en de-clutter regelmatig
Begin met het rigoureus opruimen van je werkplek. Haal alles weg wat niet nodig is. Vraag jezelf af: “Heb ik dit echt nodig?” of “Heb ik dit de afgelopen maand gebruikt?”. Gooi weg, recycle of doneer wat overbodig is. Een minimalistische aanpak geeft een rustige aanblik en helpt je focus te behouden. Dit geldt voor zowel je bureau als je digitale werkplek.
2. Geef alles een vaste plek
Dit is de gouden regel van organiseren. Zorg ervoor dat elk object een logische, vaste plek heeft. Gebruik lades, kasten, plankjes of opbergboxen om spullen te categoriseren. Wanneer alles zijn eigen ’thuis’ heeft, hoef je nooit meer te zoeken en kun je spullen snel opbergen na gebruik. Dit is vooral handig bij flexplekken, zoals in het eerder genoemde voorbeeld met de opbergboxen.
3. Optimaliseer je archiefsysteem
Of je nu met fysieke documenten of digitale bestanden werkt, een goed archiefsysteem is onmisbaar. Gebruik mappen, labels en duidelijke benamingen om je documenten te organiseren. Dit bespaart niet alleen tijd bij het terugvinden van informatie, maar voorkomt ook dat belangrijke papieren kwijtraken. Overweeg digitale archivering om de papierberg te verminderen.
4. Creëer zones voor verschillende taken
Richt je werkplek in op basis van de taken die je uitvoert. Creëer bijvoorbeeld een ‘administratieve zone’ met je printer en papierwerk, en een ‘concentratiezone’ waar je ongestoord kunt werken. Door specifieke zones in te richten, verminder je afleiding en verhoog je de efficiëntie. Dit helpt ook bij het optimaal gebruik van de beschikbare ruimte.
5. Implementeer een dagelijkse opruimroutine
Een opgeruimde werkplek blijft alleen zo als je er regelmatig mee bezig bent. Besteed aan het einde van elke werkdag 5-10 minuten aan het opruimen van je bureau. Leg spullen terug op hun vaste plek, gooi afval weg en bereid je voor op de volgende dag. Deze kleine routine voorkomt dat rommel zich ophoopt en zorgt ervoor dat je elke dag fris en gefocust kunt starten.
Klaar voor een opgeruimde werkplek?
Gun jij jezelf en/of je medewerkers een opgeruimde werkruimte met overzicht, waardoor de productiviteit alleen maar beter wordt? Als Professional Organizer begeleid ik jou graag in een aantal stappen naar dit doel. Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe ik jouw bedrijf kan helpen om netjes en efficiënt te blijven!
Zelf aan de slag? Start met dit gratis e-book
Kabels en snoeren zijn vaak een ergernis. Het wordt al snel een wirwar. Begin met het goed organiseren van de kabels en snoeren, het geeft meteen een rustiger beeld en het verhoogt de veiligheid.
Ontdek in mijn gratis e-book 10 waardevolle tips om een einde te maken aan de chaos van kabels en snoeren.
De verhalen die ik in mijn blog vertel heb ik echt meegemaakt. Om de privacy van mijn klanten te waarborgen zijn de namen fictief en is het mogelijk dat het verhaal niet bij de foto hoort. Anne-Wil Professional Organizer